Le contrôle en entreprise peut être définie comme le fait de régulariser les activités de l'entreprise pour que les performances actuelles se conforment aux standards et objectifs fixés par l'entreprise.
Bien évidement comme le suggère cette définition, le contrôle sous-entend que le manager développe des standards appropriés, qu'il compare les performances du moment avec les standards, et qu'il prenne des décisions correctives si nécessaires. Puisque presque toutes entreprises en ce qui concerne leurs activités dépendent des hommes, donc de leur comportement, le contrôle est en grande partie orienté vers le fait de s'assurer que les collaborateurs, employés, bref, que les hommes se comportent d'une façon qui facilite l'atteinte des objectifs fixés par l'entreprise. Ainsi on peut dire que le contrôle met en relief les comportements voulus et décourage les comportements non voulus dans l'entreprise par les hommes qui y travaillent, car comme dit l'autre : il n'y a pas de problème technique, il y a des problèmes humains.
Il faut rappeler que le contrôle fait partie du P.O.M.C (planifier, organiser, motiver, contrôler) qui sont les quatre rôles majeurs du manager. La fonction du control est étroitement liée aux trois autres. Le contrôle est lie à la planification dans le sens où il développe les moyens de suivi et de et de réajustement de la performance pour que les objectifs soient atteints. Le contrôle peut aussi apporter du support à l'organisation et à la direction de l'entreprise, en ce que les ressources sont canalisées vers la réalisation des objectifs. Par exemple, le feedback du processus de contrôle pourrait signaler un besoin de réorganisation, donner plus de formation au staff, clarifier la communication de l'entreprise sur ses produits/services ou elle-même, augmenter l'influence du leadership, ou prendre d'autres actions en rapport avec les fonctions respectives de l'organisation ou de la direction
Dans sa fonction de contrôleur, le manger développe ce qui est appelé un système de contrôle qui se définit comme un ensemble de mécanisme désigné pour augmenter la probabilité de réaliser les standards et les objectifs de l'entreprise. Le système de contrôle peut être développé pour contrôler n'importe quelles activités que le manager trouve importantes. Il peut être appliqué sur la quantité produite, les ressources utilisées, la marge du profit, la qualité du produit/service, la satisfaction des clients, la rapidité du service, ou d'autres activités pratiquées dans la production du produit/service. Que faut-il donc contrôler pour répondre aux standards et objectifs de l'entreprise ?
Décider quoi contrôler
Il est sûr que des objectifs bien formulés, des plans stratégiques biens établis, supporter des buts, donnent une ligne à suivre quant à ce qui est important pour l'entreprise. Par conséquent tout cela donne droit au contrôle, car bien que le manager se doive de contrôler si les affaires répondent aux ambitions, il doit aussi contrôler si les différents éléments sont disponibles pour répondre effectivement aux ambitions. Une des différentes approches qui aident le manager à décider quoi contrôler est la dépendance de ressources.
Cette approche sous entend que le manager doit considérer le contrôle principalement dans des domaines ou l'entreprise dépend des autres pour avoir les ressources nécessaires pour atteindre ses objectifs à elle-même. Dans ce contexte, les ressources peuvent être des parts, des informations, des services, des fonds ou tous autres types de ressources dont le manager peut avoir besoin pour atteindre ses objectifs.
Cependant, ce n'est pas parce que le manager est dépendant des autres qu'un domaine doit nécessairement être contrôlé. Quatre conditions doivent être remplies afin de pouvoir faire une détermination finale. L'ensemble de ces conditions constitue le point stratégique de contrôle Les domaines de performance choisis par le manager pour le contrôle le sont par ce qu'ils sont d'une importance à la réalisation des objectifs de l'entreprise.
Les deux premières conditions du point stratégique de contrôle se relatent à s'il faut contrôler ou pas, tandis que les deux autres se penchent sur la faisabilité et la praticabilité du contrôle. La première condition est la grande dépendance des ressources. Si la dépendance de la ressource est importante, plus rare est la ressource. La seconde condition est le flux d'approvisionnement de la ressource qui doit atteindre un niveau acceptable. Le manager doit anticiper sur les problèmes avec cette ressource. Ces problèmes peuvent être la quantité de la ressource, certaines de ces caractéristiques, la rapidité de disponibilité plus le manager sent la possibilité de problèmes, plus il doit pouvoir contrôler et chercher à avoir plus de livreurs de cette ressource. La troisième condition qui influence le contrôle est la faisabilité. Bien souvent le fait d'établir des objectifs, de mesurer les performances, de comparer les performances et de prendre des décisions correctives peut ne pas être possible. Cela se justifie au niveau des entreprises qui sont nouvelles dans un domaine ou proposent de nouveaux produits/services. Ici l'alternative est de miser sur le contrôle du standard établi et compter sur la réputation que cela nous donnera pour le futur. La condition finale qui influence la fonction du contrôle est le coût de l'opération. En effet, le manager doit pouvoir mesurer les coûts tant directs qu' indirects de l'opération de contrôle et par conséquent savoir à quel niveau et à quel moment l'effectuer. Un bon processus de contrôle et la notion des différents types de contrôle permettront de le rendre efficace et effectif.
OYANOU GAUDET , consultant