Contrôler, c'est s'assurer que les choses avancent comme prévu. Pour ce faire, un système est mis en place dans l'entreprise. Mais bien que le système de contrôle doit être établi pour des situations spécifiques, il suit généralement le même procédé de base. Les différentes étapes de base du système de contrôle sont comme suit :
Déterminer les domaines à contrôler : ce que doit pouvoir faire le manager pour le bon déroulement des affaires. Choisir est nécessaire car il peut être cher et/ou peu impossible de contrôler tous les aspects des activités d'une entreprise, mais pour une pme cela peut être possible quand le système est bien agencé. En plus, les employés ne seront pas libres sachant que tout ce qu'ils font est soumis à un contrôle. Le manager base donc, généralement ses contrôles principaux sur les buts et les objectifs développés lors de l'établissement des plans.
Etablir des standards : dans le procédé du contrôle est essentiel parce que les standards permettent de définir des critères spécifiques pour l'évaluation de la performance et du comportement des employés. Les standards ne demandent pas d'être établis de façon scientifiques, ils dépendent surtout de la culture d'entreprise, de l'image que l'on veut donner à l'entreprise et surtout de l'appréciation du manager. La plupart du temps les standards sont définis pendant l'établissement des plans. Nul n'est donc besoin d'en redéfinir. Généralement, les standards existent pour trois raisons qui ont lien avec le comportement des employés ou collègues. Premièrement les standards permettent aux employés de savoir ce qu'on attend d'eux et comment leur travail sera évalué. Cela permet aux employés de produire un travail effectif. Aussi, les standards procurent une base de détection de difficultés de travail reliées aux limites personnelles des membres de l'entreprise. De telles limites peuvent être soit le manque d'habileté, de formation, d'expérience, ou toute autre limite empêchant l'employé d'exercer proprement dans sa fonction. Une identification rapide permet de prendre une décision corrective avant que ces difficultés deviennent sérieuses et irréparables. Les standards aident aussi à réduire l'effet négatif de l'incongruité des objectifs c'est-à-dire qu'il y a incompatibilité entre les objectifs de l'entreprise et ceux des employés. Ces incompatibilités proviennent de différentes sources, et résultent souvent dans des comportements qui sont incompatibles avec les objectifs de l' entreprise.
Mesurer la performance : une fois que les standards sont déterminés. Pour un standard donné, le manager doit décider comment mesurer la performance actuelle. Une technique très populaire de pouvoir le faire est le management par objectif, un procédé par lequel des buts spécifiques sont établis de façon collaborative pour l'entreprise dans son ensemble, pour les différents départements, et chaque membre sur la base de l'effort mis en jeu pour accomplir une tâche. Le management par objectif est une technique utilisée pour les activités ne relevant pas de la routine.les moyens de mesure de la performance une fois sélectionnés, le manager doit décider de la période idéale pour mesurer la performance pour le contrôle. Dans certains cas, le manager doit avoir les informations de façon quotidienne, a l'heure, ou de façon plus fréquente. Dans d'autres cas c'est de façon hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, ou semestrielle. En fait, la période de mesure dépend généralement de l'importance du but à atteindre, la forte possibilité de changement de la situation, et combien difficile et couteuse la situation serait si elle venait à s'aggraver.
Comparer la performance contre les standards : c'est une étape au cours de laquelle le manager tend a baser ses comparaisons a partir d'informations venant des rapports résumant les plans contre les résultats actuels. Dans la comparaison de la performance contre les standards, il existe un principe qui est le management par exception. Ce principe suggère que le manager devrait être informé d'une situation seulement si les informations de contrôle montrent une déviation significative des standards. Le manager peut aussi faire sa comparaison en pratiquant la technique du coup d'?il c'est-à-dire faire des tours anodins dans l'entreprise pour observer le travail et vérifier les lieux. Il y a aussi la technique du 360 degré feedback . C'est une approche d'évaluation qui donne des notes sur les employés quant à leur performance à partir d'une variété de sources appropriées telles que les supérieurs, les collègues et les clients.
Reconnaitre une performance positive ou prendre une décision corrective : quand une performance atteint le standard établi ou le dépasse, le manager doit reconnaitre cela la reconnaissance peut être matérialisée par un beau travail verbal quand il s'agit d'une performance de routine, par une récompense plus substantielle telle qu'un bonus, ou une opportunité de formation pour des tâches qui en demandent plus, ou une augmentation salariale pour un accomplissement majeur ou pour un très bon travail consistent et constant. Quand les standards ne sont pas atteints, le manager doit examiner très attentivement la question du pourquoi et prendre une décision corrective. Pendant cet examen, il doit personnellement vérifier les standards et la performance donnée afin de déterminer s' ils sont atteignables ou pas. Il se peut que le manager déduise que les standards ne sont plus appropriés à cause de certaines conditions qui ont changées. Il se peut aussi qu'une décision corrective doit être prise pour atteindre les standards.
Ajuster les standards et mesurer quand ils seront nécessaires : le contrôle est un procédé dynamique. Le manager a donc besoin de vérifier les standards de façon périodique afin de s'assurer que les standards et les performances courantes sont bons pour le futur. Les standards ne doivent pas être figés. Il revient au manager de savoir s'ils sont trop élevés, ce qui empêche que les performances soient en accord avec ceux-ci, ou que les performances les dépassent. Aussi les standards peuvent évolués en fonction des facteurs environnementaux et pour le développement de l'entreprise quand bien même qu'ils peuvent aussi être diminué si le manager pense que, les atteindre consomment trop les ressources de l'entreprise.
En bref, le manager utilise le procédé du contrôle pour suivre les différentes activités de l'entreprise.
OYANOU GAUDET , consultant