Avec le déploiement de Microsoft Office 365, la Commission Electorale ivoirienne (CEI) a atteint un grand niveau de flexibilité et de fiabilité, lui permettant de surveiller en toute sécurité et de répondre à toutes les activités électorales dans le pays, ceci à travers la technologie du Cloud.
Le partage d'informations et de travaux professionnels est essentiel à la communication et à la productivité d'une institution. Grâce à certains outils disponibles dans Office 365 dont la CEI vient de se doter, les collaborateurs de cette organisation peuvent créer, partager et modifier des fichiers de travail en temps réel. Le déploiement de Microsoft Office 365 à la CEI inclut le suivi des actions en temps réel, l'analyse instantanée des développements post-électoraux, la possibilité de communiquer avec des collègues plus facilement partout au pays et avec une plus grande sécurité.
Office 365 offre la gamme complète des applications Office notamment Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook dans le cloud. Cela signifie que les documents peuvent être facilement partagés et édités via Internet. En plus, les utilisateurs peuvent s'abonner aux applications qu'ils utilisent et dont ils ont vraiment besoin.
En fait, la CEI a opté pour Microsoft Office 365, une suite bureautique qui offre des outils collaboratifs et une messagerie professionnelle en ligne. Mme Victoria Ndee Uwadoka, Directrice Marketing à Microsoft Afrique de l'Ouest et du Centre, explique : Un outil ou logiciel collaboratif permet de partager des fichiers de travail entre les collaborateurs. Les supports partagés peuvent servir à différentes tâches : organisation et suivi d'un planning (agenda partagé) ; création de formulaires (reporting, répertoire, données, études, suivi budgétaire, etc. (les fichiers Excel) ; des communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers Word, PDF). Le pack offre aussi les outils de stockage et des outils de communications : conférence audio et vidéo, etc.
La CEI a deux centres principaux à Abidjan composés de 300 membres du personnel, en plus de près de 500 bureaux de vote locaux et commissions partout à travers le pays. Cela rend difficile la communication, le partage de documentation et la diffusion des résultats d'élections en temps réel et en toute sécurité. Utiliser le cloud, qui permet d'accéder à ces données à distance et de partager les informations est un atout majeur. Disposer d'une solution sur le Cloud leur permettra non seulement de communiquer entre eux dans tout le pays en temps réel et à faible coût ; mais aussi de stocker des informations sur le cloud au lieu de les reporter sur papier et de les sauvegarder sur les ordinateurs individuels a dit Camille Seka, directeur adjoint des Applications logicielles et des fichiers à la Commission électorale.
Il faut rappeler que la CEI a été pillée pendant la crise postélectorale de 2011. Tous les serveurs et les espaces de travail ont été emportés. Par la suite, l'organisation n'était plus en mesure de remplacer les ordinateurs et imprimantes et la collaboration devenait difficile avec beaucoup de documents perdus.
Office 365 a rendu la Commission plus organisée en la préservant des pertes de fichiers importants, ce qui est particulièrement important compte tenu de la nature du travail très sensible a dit Issaka Dine de chez Microsoft Consulting Services, qui ont contribué au déploiement de la solution à la CEI.
La CEI est la première organisation gouvernementale en Côte d'Ivoire à utiliser Microsoft Office 365. Ils ont une licence Microsoft Enterprise E3 pour 350 utilisateurs. Le déploiement a été initialement fait pour 25 utilisateurs et à la fin du processus, l'outil sera disponible pour tous les 350 postes. La CEI utilise différents produits E3, dont les plus utilisés sont Lync, Exchange et ProPlus.
La CEI dispose d'une petite équipe informatique interne. Dans le cadre du déploiement des solutions, Microsoft Consulting Services a dispensé trois jours de formation au personnel informatique afin qu'il sache comment utiliser et mettre en ?uvre la nouvelle solution. Pour le reste du déploiement, l'équipe a visité d'autres sites de la CEI pour installer la solution sur les ordinateurs des employés. Nous avons bénéficié d'excellente assistance fournie par les Services de Microsoft, qui nous a conseillé concernant le plan de mise en ?uvre, a dit Seka.
Certaines des fonctionnalités plus utilisées sont OneDrive pour stocker et partager des documents sur tous les sites et Lync pour accueillir des conférences téléphoniques avec plusieurs personnes. "Après l'installation d'Office 365, la CEI a signalé une sécurité améliorée et une plus grande souplesse dans les opérations quotidiennes. C'est une bonne chose de voir l'impact que le Cloud peut livrer comme solution adaptée, facile d'utilisation abordable, évolutive et sécurisée", affirme Dyna.