Depuis aoàt 2019, le Ministà¨re du Plan et du Développement (MPD), à travers la Direction de l"Informatique, de la Documentation et des Archives (DIDA), a conçu et mis en place un outil dénommé Systà¨me Intégré de Gestion Electronique des Documents (SIGED). Ce Systà¨me vise à garantir au public l"accà¨s à l"information du Ministà¨re Plan et du Développement et la conservation durable de sa mémoire documentaire.
Dans la perspective de faciliter la recherche scientifique, historique et permettre une transparence des activités, la Câte d"Ivoire, à l"instar des Etats du monde entier, a progressivement organisé des services d'Archives ouverts au public et a fait obligation à l"ensemble de ses administrations publiques de verser à ces services les documents produits par les entités respectives.
Le Ministà¨re du Plan et du Développement, résolument tourné vers l"innovation en matià¨re de gestion de l"information, a initié et mis en Åuvre, par l"entremise de la Direction de l"Informatique, de la Documentation et des Archives (DIDA), le Systà¨me Intégré de Gestion Electronique des Documents (SIGED). Cette initiative répond au besoin de modernisation des procédures de gestion de l"information documentaire, en vue de renforcer l"accà¨s public à l"information de planification de développement, conformément à la législation nationale et aux accords internationaux relatifs à la publication proactive des données à caractà¨re public. Ce projet novateur vise à optimiser la gestion des archives et la conservation durable de la mémoire documentaire du Ministà¨re du Plan et du Développement.
En effet, les Archives étant l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, elles constituent un élément important dans l"évolution de toute nation.
Conscient de de cette place prépondérante dans la gestion de la chose publique, le Ministà¨re du Plan et du Développement qui a en charge la planification du développement, la coordination des politiques de développement du Gouvernement à travers la production de documents techniques et stratégiques, notamment les différents PND, les études Nationales Prospectives ainsi que les documents statistiques et de la population, se doit d"avoir un service d"Archives innovant et respectueux des rà¨gles nationales et internationales.
Ces différents documents cités plus haut constituent d"importantes sources d"informations pour l"action gouvernementale et pour la population, et nécessitent une bonne conservation et une gestion rationnelle. Ainsi, le Systà¨me Intégré de Gestion Electronique des Documents (SIGED) consiste à conserver de façon optimale ces documents stratégiques pour une diffusion proactive auprà¨s des institutions nationales et internationales, des différents partenaires au développement, des populations dans leur diversité.
Il est bon de préciser que cet instrument a été élaboré avec l"appui technique et financier du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), et a fait l"objet de plusieurs rencontres, notamment des ateliers tant pour sa conception que pour sa mise en Åuvre effective.
Au regard du dynamisme de ce systà¨me en termes de partage d"informations, du traitement du courrier et de l"accà¨s proactif aux documents par le grand public, en seulement deux (2) années d"existence, la Direction de l"Informatique, de la Documentation et des Archives du Ministà¨re du Plan et du Développement, a été honorée le jeudi 16 décembre 2021, par l"Association des Jeunes Archivistes de Câte d"Ivoire (AJACI).
Devant un parterre d'institutions, l"AJACI a offert une source supplémentaire de motivation aux gestionnaires de l"information documentaire des administrations publiques, en honorant Madame Nialé KABA, ministre du Plan et du Développement. Cette cérémonie, qui s"est déroulée à l"hâtel Novotel d"Abidjan, était inscrite dans le cadre de la politique de l"Excellence prânée par le Président de la République, Alassane Ouattara. Cette soirée haute en couleur et en émotions a vu la distinction de plusieurs employés des entreprises publiques et privées.
Notons que le Siged est appelé à connaître une évolution en intégrant d"autres modules selon les besoins des différents services du Ministà¨re. A ce titre des modules complémentaires, à savoir module de gestion de cycle de vie des documents, module suivi des projets et module suivi du personnel font partie du plan d"actions 2022 de la DIDA et sont en cours de réalisation.
Pour finir, retenons que le SIGED, accessible via le lien https://siged-mpd.plan.ci/ est un excellent outil trà¨s fluide qui mérite d"être vulgarisé auprà¨s de tous les services de l"administration publique pour optimiser la gestion électronique des documents et archives de notre pays.
Cyprien K. avec sercom