Identification de la population et recensement électoral - Sagem-INS : Voici le Mode opératoire
1. INTRODUCTION
SAGEM Sécurité a été désigné par le gouvernement de Côte d'Ivoire lors du Deuxième Accord Complémentaire de Ouagadougou du 28 novembre 2007 comme opérateur technique pour les opérations d'Identification de la Population et de Recensement Electoral dans le cadre du processus de sortie de crise.
Au titre du volet de Recensement Electoral, l'INS et SAGEM Sécurité collaborent sous la responsabilité et l'autorité de la CEI pour lui fournir la liste électorale provisoire, la liste électorale définitive et les cartes d'électeurs. Les modalités de cette collaboration sont fixées par le Décret n°2008-135 du 14 avril 2008.
Le présent document décrit le mode opératoire précisant les modalités de collaboration entre l'INS et Sagem Sécurité pour le volet de Recensement Electoral conformément au Cahier des Charges et à la Convention entre l'Etat de Côte d'Ivoire et Sagem Sécurité. Compte tenu de la nature du processus reposant sur un guichet unique, le mode opératoire de ce volet est indissociable de celui de l'Identification de la Population. Le mode opératoire décrit dans le présent document est par conséquent le mode opératoire intégral du processus, intégrant ses deux volets (Identification de la Population et Recensement Electoral).
Ainsi sont spécifiés :
*Le mode opératoire global
*Le mode opératoire détaillé par niveau fonctionnel (Centre de Collecte, Centre de Coordination et Sites Centraux)
2- Description du mode opératoire global
Le mode opératoire global se décompose selon les étapes successives suivantes : dans les centres de collecte
*Etape 1
Les Ivoiriens et les étrangers hors CEDEAO résidents en Côte d'Ivoire, ainsi que les Ivoiriens de l'étranger se présentent dans les Centres de Collecte (11000 en Côte d'Ivoire + 20 pays étrangers). Leurs particularités sont renseignées sur un formulaire papier. Leur photo, leurs 10 empreintes digitales ainsi que certaines informations les concernant sont enregistrées numériquement dans une valise informatique d'enrôlement.
* Etape 2
Les formulaires renseignés ainsi que les données capturées par les valises d'enrôlement sont collectés et transmis aux 71 Centres de Coordination (1 par département + 2 à Abidjan pour le district d'Abidjan et les Ivoiriens de l'Etranger).
DANS LES CENTRES DE COORDINATION
*Etape 3
Les formulaires sont scannés et enregistrés avec les données biométriques (photo + empreintes digitales) et alphanumériques dans un fichier " population " départemental.
*Etape 4
Les données biométriques de ce fichier sont traitées pour constituer un fichier "population " départemental dédoublonné.
* Etapes 5
Les données dédoublonnées ajoutées chaque jour pendant la période d'enrôlement au fichier " population " départemental dédoublonné de chaque Centre de Coordination sont transmises quotidiennement au Site Central.
AU SITE PRINCIPAL ET DE BACKUP
* Etape 6
Les fichiers " population " départementaux reçus quotidiennement de tous les Centres de Coordination sont consolidés dans un fichier " population " national au Site Principal.
*Etape7
Ce fichier est traité par un système de reconnaissance de caractères des formulaires scannés (OCR), puis par vidéocodage.
* Etape 8
Ses données biométriques sont ensuite traitées pour constituer un fichier " population " national dédoublonné. Ce fichier est copié au Site de Backup.
*Etape 9
Les fichiers " Identification " et " Electeurs " sont dérivés du fichier " population " national dédoublonné et transmis respectivement au Centre de Traitement Secondaire Identification (CSTI) et au Centre de Traitement Secondaire Electeurs (CSTE).
CENTRE DE TRAITEMENT SECONDAIRE
*Etape 10
Le fichier " Identification " final est validé par l'ONI et la CNSI. Les données de ce fichier sont préparées pour la production des titres d'identité qui sont alors remis à l'ONI/CNSI. Le fichier " Electeurs " est dérivé du fichier " Population " et de la Liste Electorale 2000, puis validé provisoirement par la CEI. La liste électorale provisoire est imprimée à partir de ce fichier validé provisoirement. Après validation définitive du fichier " Electeurs " par la CEI, la liste électorale définitive et les cartes d'électeurs sont produites dans le CSTE puis remises à la CEI.
Il est important de noter que toutes les étapes du mode opératoire global décrit ci-dessus dans les grandes lignes seront supervisées et contrôlées par la CEI pour le volet électoral et par l'ONI et la CNSI pour le volet identification. Le système fourni par Sagem Sécurité et le mode opératoire retenu ont été conçus de telle manière à garantir pour ces institutions :
-une traçabilité complète des opérations et des traitements tout au long du processus
-un suivi, une supervision et un contrôle permanent de ce processus grâce aux rapports adéquats émis lors de ses différentes étapes.
3. DESCRIPTION DU MODE OPERATOIRE PAR TYPE DE CENTRE
Ce chapitre décrit de façon détaillée pour chaque niveau fonctionnel impliqué dans le processus (Centres de Collecte, Centres de Coordination et Sites Centraux) les ressources humaines et les tâches effectuées par celles-ci pour assurer les grandes étapes explicitées dans le chapitre précédent. Les postes affectés, leur nombre ainsi que leur provenance (SNI ou Sagem Sécurité) sont également indiqués. Permettant ainsi de visualiser non seulement les modalités de la collaboration entre l'INS et Sagem Sécurité à toutes les étapes du processus, mais également la manière dont cette collaboration s'intègre au processus global de guichet unique.
3.1- Centres de collecte (11000)
L'équipe d'un Centre de Collecte est composée de :
-Un Chef de Centre résident (CEI)
- Deux agents d'Identification (CEI + ONI)
- Un agent de recensement électoral (INS)
- Un agent valise (Sagem)
6000 valises étant utilisées, 6000 agents valises, 12000 agents d'identification et 6000 agents de recensement électoral seront déployés. Certains se déplaceront donc d'un Centre de Collecte à l'autre pour couvrir les 11000 Centres rattachés chacun à un Chef de Centre.
Le Chef de Centre de Collecte :
-s'assure que le Centre est fonctionnel aux dates voulues
-maintient l'ordre, la sécurité et le respect des procédures dans son Centre :
-supervise et contrôle les activités du Centre
-organise et fait respecter les flux de pétitionnaires
-remet les formulaires renseignés aux agents mobiles de déchargement valise lorsqu'ils se présentent au Centre de Collecte contre décharge.
Les 2 agents d'identification :
-reçoivent les pétitionnaires munis de leurs pièces justificatives
-les contrôlent en vérifiant qu'ils remplissent les conditions requises pour l'identification.
-mesurent leur taille
-remplissent la partie du formulaire concernant l'identification
-font signer les pétitionnaires
-signent à leur tour la partie du formulaire concernant l'identification
-orientent les pétitionnaires ivoiriens de 18 ans et plus vers l'agent de recensement électoral
L'agent de recensement électoral :
- reçoit les pétitionnaires préalablement visés par les agents d'identification
-procède à la vérification sur son kit de la présence ou non des pétitionnaires dans la liste électoral 2000. Si les pétitionnaires sont dans cette liste, il les marque dans le fichier électronique du kit, vérifie les informations les concernant par rapport à celles figurant sur les formulaires et les corrige éventuellement dans le kit,
-remplit la partie électeur du formulaire (affectation des pétitionnaires à leur lieu et bureau de vote, présence sur la liste électorale 2000 ou non)
-signe la partie électeur du formulaire
-oriente les pétitionnaires vers l'opérateur valise
L'opérateur valise :
-vérifie les formulaires
-prend la photo et les empreintes digitales des pétitionnaires
-saisit des informations des formulaires
-remet aux pétitionnaires le récépissé identification et éventuellement le récépissé électeur si celui-ci a été préalablement validé par l'agent de recensement électoral
-classe les formulaires
-remet les formulaires renseignés au Chef de Centre
Les agents mobiles de déchargement valise sont le lien entre les Centres de Collecte et les Centres de Coordination. Toutes les opérations de déchargement (récupération ou remise) font l'objet d'une décharge signée par l'agent mobile de déchargement et le Chef de Centre de Collecte dans les Centres de Collecte et le Superviseur de Collecte dans les Centres de Coordination. Ils :
-collectent les données des valises sur un système portable sécurisé
-récupèrent les formulaires correspondants renseignés
-fournissent des formulaires vierges de remplacement aux agents valise
-rapportent les données et les formulaires renseignés au Centre de Coordination de rattachement.
3.2- Centres de Coordination (71)
L'équipe d'un Centre de Coordination est composée de :
-Un Chef de Centre (Sagem)
-Un ou plusieurs Superviseurs de Collecte (Sagem)
- Un ou plusieurs Administrateurs Système et leurs assistants en fonction de la taille des centres (Sagem et INS)
-Un ou plusieurs agents de réception et d'archivage (ONI)
-Au moins 2 opérateurs de numérisation et de dédoublonnement (INS et ONI)
Le Chef de Centre de Coordination :
-supervise et contrôle les activités du centre.
-s'assure de la productivité et de la qualité des traitements du centre et des centres de collecte rattachés.
-manage les équipes du centre.
-assure le reporting vers le site central et le respect des procédures.
Le Superviseur de Collecte est rattaché à un Centre de Coordination et couvre un ensemble de Centres de Collecte, il :
-assure le contrôle qualité du processus de collecte en collaboration avec les Chefs de Centre de Collecte et les Opérateurs valise
-organise l'emploi du temps (localisation et horaires) des agents valises en coordination avec les Chefs de Centre de Collecte et le Chef de Centre de Coordination
-supervise les tournées des agents mobiles de déchargement
-organise et fait respecter les flux entre les Centres de Collecte et son Centre de Coordination.
-réceptionne les données apportées par les agents mobiles de déchargement et les décharge dans le système de traitement.
De la même manière que les agents mobiles de déchargement. L'agent de réception et d'archivage est placé sous la responsabilité du Superviseur de Collecte. Il a la responsabilité des stocks de formulaires vierges et renseignés et signe donc à cet effet une décharge pour chaque mouvement de ces formulaires. Il :
-réceptionne les formulaires renseignés, les classe et les prépare pour la numérisation
-remet des formulaires vierges aux opérateurs de déchargement en échanges des formulaires renseignés reçus
-récupère les formulaires numérisés et les archive
Les Administrateurs Système (Sagem) et leurs assistants (INS) sont conjointement responsables du traitement des données et des formulaires. Ils :
-suivent quotidiennement le déchargement et le flux des données
-managent les opérateurs informatiques de numérisation et de dédoublonnement
-supervisent la numérisation des formulaires et le dédoublonnement des données biométriques, administrent tous les systèmes informatiques du Centre de Coordination, et notamment le fichier population dédoublonné
-assurent la maintenance de premier niveau de ces systèmes
-émettent les divers rapports de suivi et de contrôle des traitements
-assurent la transmission du fichier population dédoublonné journalier au Site Principal
Les opérateurs informatiques de numérisation et de dédoublonnement, comme leur titre l'indique, assurent les traitements de numérisation des formulaires et de dédoublonnement des données biométriques sous l'autorité des Administrateurs Système et de leurs assistants.
Une copie électronique des enregistrements dédoublonnés sera mise à disposition de l'INS pour leur système ABIS
3.2- Sites Centraux
Les Sites Centraux, localisés à Abidjan, sont composés :
-du Site Principal
-du Site de Backup
-du Centre de Traitement Secondaire Identification (CSTI)
-du Centre de Traitement Secondaire Electeurs (CSTE)
Ces sites sont placés sous la responsabilité de l'équipe d'encadrement Sagem comprenant notamment :
-le Chef de Projet
-le Responsable des Opérations qui supervise l'ensemble du processus d'enrôlement dans les Centres de Collecte et les Centres de Coordination.
-le Responsable d'Exploitation, qui supervise l'ensemble des tâches et des traitements qui ont lieu dans les Sites Centraux.
-Le Responsable du support et de la maintenance de tous les sites (Centres de Collecte, Centres de Coordination, Sites Centraux)
Une équipe technique d'experts Sagem sera également déployée sur les Sites Centraux pour assurer tous les traitements sous la supervision du Responsable d'Exploitation. Elle comprendra notamment :
-un Responsable des bases de données et des tâches d'exploitation courante
-un Responsable Système et Réseau
-un Responsable de la Sécurité
-un Responsable AFIS
-un Responsable des traitements d'OCR et de vidéocodage
-une équipe d'ingénieurs d'exploitation, de support et de maintenance
Chaque responsable de l'équipe technique sera accompagné par un administrateur technique assistant de l'INS et de l'ONI avec qui les tâches seront effectuées conjointement et à qui ils assureront une formation pratique sur site.
3.2.1- Site Principal et Site de Backup
En dehors des équipes d'encadrement projet et des équipes techniques Sagem décrites plus haut, le Site Principal accueille :
-des agents de réception et de contrôle des données qui
* réceptionnent et contrôlent quotidiennement les fichiers population dédoublonnés départementaux transmis par les Centres de Coordination
* les intègrent dans un fichier population consolidé journalier des agents de dédoublonnement et de vidéocodage qui :
- traitent les données biométriques du fichier population consolidé journalier afin de constituer le fichier population national
- visionnent les données des formulaires dont la reconnaissance de caractères a été effectuée de façon automatique par le système et les corrigent si nécessaire (opération de vidéocodage)
-des opérateurs helpdesk qui assurent le support téléphonique aux divers opérateurs du système et déclenchent si nécessaire des opérations de maintenance.
L'ensemble des traitements effectués au Site Principal sous la responsabilité des équipes Sagem et en collaboration avec l'INS et l'ONI aboutit chaque jour à l'alimentation du fichier "population" alimentant quotidiennement les fichiers "Identification" au CSTI sous la supervision de l'ONI/CNSI et " Electeurs " au CTSE sous la supervision de la CEI.
Le fichier " population " est également répliqué quotidiennement sur le Site de Backup où opère un Administrateur technique assistant (CNSI) responsable de l'exploitation du site (récupération des données, sauvegardes, etc.).
3.2.1- CSTI et CSTE
Comme indiqué en introduction du §3.2, l'équipe d'encadrement et l'équipe technique Sagem assurent l'exploitation des Centres Secondaires de traitement " Identification " et " Electeurs " sous la supervision et le contrôle étroits des Structures Nationales Ivoiriennes, à savoir la CNSI pour le CSTI et la CEI pour le CSTE. Toutes les tâches réalisées dans ces sites se font en totale collaboration avec :
-un administrateur technique de l'ONI pour le CSTI
-un administrateur technique de l'INS pour le CSTE
CSTI
Après validation du fichier " Identification " final par l'ONI/CNSI, les données requises pour la production
des titres d'identité sont générées et transmises de manière sécurisée au site de production.
Une fois produits, les titres d'identité sont livrés et stockés au CSTI avant distribution à la population.
CSTE
Le fichier " Electeurs " est généré sur la base du fichier " Population " et du croisement avec les fichiers historiques validés par le Groupe de travail Identification.
Le fichier " Electeurs " provisoire est validé par la CEI, puis utilisé pour la production des listes électorales provisoires sur site.
A l'issue de la période de vérifications des listes électorales provisoires, la CEI valide le fichier " Electeurs " final sur la base duquel sont produites sur site les listes électorales définitives et les cartes d'électeurs.
SAGEM Sécurité a été désigné par le gouvernement de Côte d'Ivoire lors du Deuxième Accord Complémentaire de Ouagadougou du 28 novembre 2007 comme opérateur technique pour les opérations d'Identification de la Population et de Recensement Electoral dans le cadre du processus de sortie de crise.
Au titre du volet de Recensement Electoral, l'INS et SAGEM Sécurité collaborent sous la responsabilité et l'autorité de la CEI pour lui fournir la liste électorale provisoire, la liste électorale définitive et les cartes d'électeurs. Les modalités de cette collaboration sont fixées par le Décret n°2008-135 du 14 avril 2008.
Le présent document décrit le mode opératoire précisant les modalités de collaboration entre l'INS et Sagem Sécurité pour le volet de Recensement Electoral conformément au Cahier des Charges et à la Convention entre l'Etat de Côte d'Ivoire et Sagem Sécurité. Compte tenu de la nature du processus reposant sur un guichet unique, le mode opératoire de ce volet est indissociable de celui de l'Identification de la Population. Le mode opératoire décrit dans le présent document est par conséquent le mode opératoire intégral du processus, intégrant ses deux volets (Identification de la Population et Recensement Electoral).
Ainsi sont spécifiés :
*Le mode opératoire global
*Le mode opératoire détaillé par niveau fonctionnel (Centre de Collecte, Centre de Coordination et Sites Centraux)
2- Description du mode opératoire global
Le mode opératoire global se décompose selon les étapes successives suivantes : dans les centres de collecte
*Etape 1
Les Ivoiriens et les étrangers hors CEDEAO résidents en Côte d'Ivoire, ainsi que les Ivoiriens de l'étranger se présentent dans les Centres de Collecte (11000 en Côte d'Ivoire + 20 pays étrangers). Leurs particularités sont renseignées sur un formulaire papier. Leur photo, leurs 10 empreintes digitales ainsi que certaines informations les concernant sont enregistrées numériquement dans une valise informatique d'enrôlement.
* Etape 2
Les formulaires renseignés ainsi que les données capturées par les valises d'enrôlement sont collectés et transmis aux 71 Centres de Coordination (1 par département + 2 à Abidjan pour le district d'Abidjan et les Ivoiriens de l'Etranger).
DANS LES CENTRES DE COORDINATION
*Etape 3
Les formulaires sont scannés et enregistrés avec les données biométriques (photo + empreintes digitales) et alphanumériques dans un fichier " population " départemental.
*Etape 4
Les données biométriques de ce fichier sont traitées pour constituer un fichier "population " départemental dédoublonné.
* Etapes 5
Les données dédoublonnées ajoutées chaque jour pendant la période d'enrôlement au fichier " population " départemental dédoublonné de chaque Centre de Coordination sont transmises quotidiennement au Site Central.
AU SITE PRINCIPAL ET DE BACKUP
* Etape 6
Les fichiers " population " départementaux reçus quotidiennement de tous les Centres de Coordination sont consolidés dans un fichier " population " national au Site Principal.
*Etape7
Ce fichier est traité par un système de reconnaissance de caractères des formulaires scannés (OCR), puis par vidéocodage.
* Etape 8
Ses données biométriques sont ensuite traitées pour constituer un fichier " population " national dédoublonné. Ce fichier est copié au Site de Backup.
*Etape 9
Les fichiers " Identification " et " Electeurs " sont dérivés du fichier " population " national dédoublonné et transmis respectivement au Centre de Traitement Secondaire Identification (CSTI) et au Centre de Traitement Secondaire Electeurs (CSTE).
CENTRE DE TRAITEMENT SECONDAIRE
*Etape 10
Le fichier " Identification " final est validé par l'ONI et la CNSI. Les données de ce fichier sont préparées pour la production des titres d'identité qui sont alors remis à l'ONI/CNSI. Le fichier " Electeurs " est dérivé du fichier " Population " et de la Liste Electorale 2000, puis validé provisoirement par la CEI. La liste électorale provisoire est imprimée à partir de ce fichier validé provisoirement. Après validation définitive du fichier " Electeurs " par la CEI, la liste électorale définitive et les cartes d'électeurs sont produites dans le CSTE puis remises à la CEI.
Il est important de noter que toutes les étapes du mode opératoire global décrit ci-dessus dans les grandes lignes seront supervisées et contrôlées par la CEI pour le volet électoral et par l'ONI et la CNSI pour le volet identification. Le système fourni par Sagem Sécurité et le mode opératoire retenu ont été conçus de telle manière à garantir pour ces institutions :
-une traçabilité complète des opérations et des traitements tout au long du processus
-un suivi, une supervision et un contrôle permanent de ce processus grâce aux rapports adéquats émis lors de ses différentes étapes.
3. DESCRIPTION DU MODE OPERATOIRE PAR TYPE DE CENTRE
Ce chapitre décrit de façon détaillée pour chaque niveau fonctionnel impliqué dans le processus (Centres de Collecte, Centres de Coordination et Sites Centraux) les ressources humaines et les tâches effectuées par celles-ci pour assurer les grandes étapes explicitées dans le chapitre précédent. Les postes affectés, leur nombre ainsi que leur provenance (SNI ou Sagem Sécurité) sont également indiqués. Permettant ainsi de visualiser non seulement les modalités de la collaboration entre l'INS et Sagem Sécurité à toutes les étapes du processus, mais également la manière dont cette collaboration s'intègre au processus global de guichet unique.
3.1- Centres de collecte (11000)
L'équipe d'un Centre de Collecte est composée de :
-Un Chef de Centre résident (CEI)
- Deux agents d'Identification (CEI + ONI)
- Un agent de recensement électoral (INS)
- Un agent valise (Sagem)
6000 valises étant utilisées, 6000 agents valises, 12000 agents d'identification et 6000 agents de recensement électoral seront déployés. Certains se déplaceront donc d'un Centre de Collecte à l'autre pour couvrir les 11000 Centres rattachés chacun à un Chef de Centre.
Le Chef de Centre de Collecte :
-s'assure que le Centre est fonctionnel aux dates voulues
-maintient l'ordre, la sécurité et le respect des procédures dans son Centre :
-supervise et contrôle les activités du Centre
-organise et fait respecter les flux de pétitionnaires
-remet les formulaires renseignés aux agents mobiles de déchargement valise lorsqu'ils se présentent au Centre de Collecte contre décharge.
Les 2 agents d'identification :
-reçoivent les pétitionnaires munis de leurs pièces justificatives
-les contrôlent en vérifiant qu'ils remplissent les conditions requises pour l'identification.
-mesurent leur taille
-remplissent la partie du formulaire concernant l'identification
-font signer les pétitionnaires
-signent à leur tour la partie du formulaire concernant l'identification
-orientent les pétitionnaires ivoiriens de 18 ans et plus vers l'agent de recensement électoral
L'agent de recensement électoral :
- reçoit les pétitionnaires préalablement visés par les agents d'identification
-procède à la vérification sur son kit de la présence ou non des pétitionnaires dans la liste électoral 2000. Si les pétitionnaires sont dans cette liste, il les marque dans le fichier électronique du kit, vérifie les informations les concernant par rapport à celles figurant sur les formulaires et les corrige éventuellement dans le kit,
-remplit la partie électeur du formulaire (affectation des pétitionnaires à leur lieu et bureau de vote, présence sur la liste électorale 2000 ou non)
-signe la partie électeur du formulaire
-oriente les pétitionnaires vers l'opérateur valise
L'opérateur valise :
-vérifie les formulaires
-prend la photo et les empreintes digitales des pétitionnaires
-saisit des informations des formulaires
-remet aux pétitionnaires le récépissé identification et éventuellement le récépissé électeur si celui-ci a été préalablement validé par l'agent de recensement électoral
-classe les formulaires
-remet les formulaires renseignés au Chef de Centre
Les agents mobiles de déchargement valise sont le lien entre les Centres de Collecte et les Centres de Coordination. Toutes les opérations de déchargement (récupération ou remise) font l'objet d'une décharge signée par l'agent mobile de déchargement et le Chef de Centre de Collecte dans les Centres de Collecte et le Superviseur de Collecte dans les Centres de Coordination. Ils :
-collectent les données des valises sur un système portable sécurisé
-récupèrent les formulaires correspondants renseignés
-fournissent des formulaires vierges de remplacement aux agents valise
-rapportent les données et les formulaires renseignés au Centre de Coordination de rattachement.
3.2- Centres de Coordination (71)
L'équipe d'un Centre de Coordination est composée de :
-Un Chef de Centre (Sagem)
-Un ou plusieurs Superviseurs de Collecte (Sagem)
- Un ou plusieurs Administrateurs Système et leurs assistants en fonction de la taille des centres (Sagem et INS)
-Un ou plusieurs agents de réception et d'archivage (ONI)
-Au moins 2 opérateurs de numérisation et de dédoublonnement (INS et ONI)
Le Chef de Centre de Coordination :
-supervise et contrôle les activités du centre.
-s'assure de la productivité et de la qualité des traitements du centre et des centres de collecte rattachés.
-manage les équipes du centre.
-assure le reporting vers le site central et le respect des procédures.
Le Superviseur de Collecte est rattaché à un Centre de Coordination et couvre un ensemble de Centres de Collecte, il :
-assure le contrôle qualité du processus de collecte en collaboration avec les Chefs de Centre de Collecte et les Opérateurs valise
-organise l'emploi du temps (localisation et horaires) des agents valises en coordination avec les Chefs de Centre de Collecte et le Chef de Centre de Coordination
-supervise les tournées des agents mobiles de déchargement
-organise et fait respecter les flux entre les Centres de Collecte et son Centre de Coordination.
-réceptionne les données apportées par les agents mobiles de déchargement et les décharge dans le système de traitement.
De la même manière que les agents mobiles de déchargement. L'agent de réception et d'archivage est placé sous la responsabilité du Superviseur de Collecte. Il a la responsabilité des stocks de formulaires vierges et renseignés et signe donc à cet effet une décharge pour chaque mouvement de ces formulaires. Il :
-réceptionne les formulaires renseignés, les classe et les prépare pour la numérisation
-remet des formulaires vierges aux opérateurs de déchargement en échanges des formulaires renseignés reçus
-récupère les formulaires numérisés et les archive
Les Administrateurs Système (Sagem) et leurs assistants (INS) sont conjointement responsables du traitement des données et des formulaires. Ils :
-suivent quotidiennement le déchargement et le flux des données
-managent les opérateurs informatiques de numérisation et de dédoublonnement
-supervisent la numérisation des formulaires et le dédoublonnement des données biométriques, administrent tous les systèmes informatiques du Centre de Coordination, et notamment le fichier population dédoublonné
-assurent la maintenance de premier niveau de ces systèmes
-émettent les divers rapports de suivi et de contrôle des traitements
-assurent la transmission du fichier population dédoublonné journalier au Site Principal
Les opérateurs informatiques de numérisation et de dédoublonnement, comme leur titre l'indique, assurent les traitements de numérisation des formulaires et de dédoublonnement des données biométriques sous l'autorité des Administrateurs Système et de leurs assistants.
Une copie électronique des enregistrements dédoublonnés sera mise à disposition de l'INS pour leur système ABIS
3.2- Sites Centraux
Les Sites Centraux, localisés à Abidjan, sont composés :
-du Site Principal
-du Site de Backup
-du Centre de Traitement Secondaire Identification (CSTI)
-du Centre de Traitement Secondaire Electeurs (CSTE)
Ces sites sont placés sous la responsabilité de l'équipe d'encadrement Sagem comprenant notamment :
-le Chef de Projet
-le Responsable des Opérations qui supervise l'ensemble du processus d'enrôlement dans les Centres de Collecte et les Centres de Coordination.
-le Responsable d'Exploitation, qui supervise l'ensemble des tâches et des traitements qui ont lieu dans les Sites Centraux.
-Le Responsable du support et de la maintenance de tous les sites (Centres de Collecte, Centres de Coordination, Sites Centraux)
Une équipe technique d'experts Sagem sera également déployée sur les Sites Centraux pour assurer tous les traitements sous la supervision du Responsable d'Exploitation. Elle comprendra notamment :
-un Responsable des bases de données et des tâches d'exploitation courante
-un Responsable Système et Réseau
-un Responsable de la Sécurité
-un Responsable AFIS
-un Responsable des traitements d'OCR et de vidéocodage
-une équipe d'ingénieurs d'exploitation, de support et de maintenance
Chaque responsable de l'équipe technique sera accompagné par un administrateur technique assistant de l'INS et de l'ONI avec qui les tâches seront effectuées conjointement et à qui ils assureront une formation pratique sur site.
3.2.1- Site Principal et Site de Backup
En dehors des équipes d'encadrement projet et des équipes techniques Sagem décrites plus haut, le Site Principal accueille :
-des agents de réception et de contrôle des données qui
* réceptionnent et contrôlent quotidiennement les fichiers population dédoublonnés départementaux transmis par les Centres de Coordination
* les intègrent dans un fichier population consolidé journalier des agents de dédoublonnement et de vidéocodage qui :
- traitent les données biométriques du fichier population consolidé journalier afin de constituer le fichier population national
- visionnent les données des formulaires dont la reconnaissance de caractères a été effectuée de façon automatique par le système et les corrigent si nécessaire (opération de vidéocodage)
-des opérateurs helpdesk qui assurent le support téléphonique aux divers opérateurs du système et déclenchent si nécessaire des opérations de maintenance.
L'ensemble des traitements effectués au Site Principal sous la responsabilité des équipes Sagem et en collaboration avec l'INS et l'ONI aboutit chaque jour à l'alimentation du fichier "population" alimentant quotidiennement les fichiers "Identification" au CSTI sous la supervision de l'ONI/CNSI et " Electeurs " au CTSE sous la supervision de la CEI.
Le fichier " population " est également répliqué quotidiennement sur le Site de Backup où opère un Administrateur technique assistant (CNSI) responsable de l'exploitation du site (récupération des données, sauvegardes, etc.).
3.2.1- CSTI et CSTE
Comme indiqué en introduction du §3.2, l'équipe d'encadrement et l'équipe technique Sagem assurent l'exploitation des Centres Secondaires de traitement " Identification " et " Electeurs " sous la supervision et le contrôle étroits des Structures Nationales Ivoiriennes, à savoir la CNSI pour le CSTI et la CEI pour le CSTE. Toutes les tâches réalisées dans ces sites se font en totale collaboration avec :
-un administrateur technique de l'ONI pour le CSTI
-un administrateur technique de l'INS pour le CSTE
CSTI
Après validation du fichier " Identification " final par l'ONI/CNSI, les données requises pour la production
des titres d'identité sont générées et transmises de manière sécurisée au site de production.
Une fois produits, les titres d'identité sont livrés et stockés au CSTI avant distribution à la population.
CSTE
Le fichier " Electeurs " est généré sur la base du fichier " Population " et du croisement avec les fichiers historiques validés par le Groupe de travail Identification.
Le fichier " Electeurs " provisoire est validé par la CEI, puis utilisé pour la production des listes électorales provisoires sur site.
A l'issue de la période de vérifications des listes électorales provisoires, la CEI valide le fichier " Electeurs " final sur la base duquel sont produites sur site les listes électorales définitives et les cartes d'électeurs.